Det bästa sättet att organisera dina skattedokument, enligt experter

Skattesäsongen är över, vilket betyder att det nästan är dags att göra det lämna in din skattedeklaration — en process som kan ta mycket tid och mental energi. Även om du anlitar en expert för att förbereda dina skatter, du är fortfarande ansvarig för alla berörda formulär.

Du kan föra fysiska register, eller så kan du välja att lagra allt elektroniskt för att minska röran. Hur som helst, vid den här tiden nästa år önskar du förmodligen att du hade tagit det extra steget för att organisera alla dessa viktiga dokument.

Frågan är: Vad är det bästa sättet att hålla alla filer snygga och lätta att navigera? Nedan berättar experter om hur du bäst organiserar dina skatteformulär.

Det bästa sättet att organisera skattedokument

• Ta för vana att samla in och organisera dina dokument året runt.
• Om du lagrar digitalt, använd en molnbaserad tjänst och säkerhetskopiera dina filer.
• Strimla eller återvinn efter tre år.

Kom in i en rutin och var konsekvent.

Att lämna in din årliga inkomstdeklaration är förmodligen den viktigaste finansiella transaktionen du kommer att göra varje år, säger Mark Steber, skatteinformatör på Jackson Hewitt . Av den anledningen är det viktigt att ta detaljerna på allvar. 'Men det börjar inte bara den dag du lämnar in din deklaration', säger Steber. 'Det borde vara en träning året runt.'

Kom in i en rutin med att spara och organisera dina dokument under hela året istället för att vänta till början av året du arkiverar för att få ordning på saker och ting. (Något att tänka på när du börjar samla in saker för nästa års skatter!) Och vilket organisationssystem du än startar – oavsett om du skannar dokument och organiserar dem elektroniskt eller förvarar alla pappersversioner i kuvert eller lådor – se till att det är en rutin du kan hålla dig till .

Dela upp allt i kategorier.

Stegers go-to-metod är att organisera skattedokument i fyra separata kategorier: inkomstrelaterade dokument (som W-2:or från arbetet eller 1099:or för kontrakt), kvitton för potentiella avskrivningar (inklusive sjukvårdskostnader, bolåneräntor och fastighetsskatter, och donationer till välgörande ändamål), förra årets skattedeklarationer och beroende information (inklusive livsavgörande händelser som att skaffa barn), och slutligen allt som inte faller väl in i de andra (som 401K distributionsutdrag eller föremål som du har frågor om.)

'Dessa kategorier är användbara när du pratar med din skatteproffs om vilka krediter och avdrag du kan vara berättigad till samt allt som har med din inkomst att göra,' säger Steger.

Skapa en skattesänkningszon.

Medan Steber rekommenderar att du lägger en timme eller så varje månad på att få ordning på dina skattefiler, men dessa föremål behöver någonstans att ta vägen tills du når den punkten. Michelle Urban, grundare av Det organiserade huset , rekommenderar att du utser en specifik droppzon - kanske en korg, låda eller arkivmapp - för att lagra dina skatter tills du faktiskt får organisera dem.

Inte bara kommer ett förutbestämt system att hålla ditt hem från att bli rörigt under tiden, utan det kommer också att göra din faktiska organiseringsprocess mindre frustrerande och tidskrävande.

Följ bästa praxis för digital organisation.

Att förvara filer på din dator förhindrar onödigt pappersslöseri och, naturligtvis, håller du röran borta från ditt hem. Men om du planerar att organisera dina skattedokument digitalt, se till att följa några bästa praxis för att hålla dem säkra och ordnade.

Shannon Krause, grundare av Tidy Nest , rekommenderar att du använder en molnbaserad lagringstjänst som Google Drive eller Dropbox så att du inte behöver din dator för att komma åt dina filer. 'Dessutom gör det det enkelt att dela med din revisor, eller om flera personer bidrar till filerna', säger hon.

Lika viktigt är att säkerhetskopiering av dina filer säkerställer att du inte förlorar dem i händelse av att din dator kraschar. Se bara till att organisera varje fil specifikt och tydligt som du skulle göra i en pappersmapp. Krause rekommenderar att du skapar undermappar för olika typer av skatteposter i en huvudmapp märkt efter skatteår (och enligt en konsekvent namnkonvention).

Vet när du kan bli av med dokument.

I allmänhet är det en bra praxis att hålla fast vid gamla skattedokument – ​​men du behöver inte spara dem på obestämd tid. Steger rekommenderar skattebetalarna att hålla dessa föremål till hands i tre år. Efter den tidpunkten kan du strimla dessa eller flytta dem till din dators papperskorg.